8个管理混乱电子邮件收件箱的实用技巧

谈到生产率时,最简单的方法之一就可万博app版下载以在您的电子邮件收件箱中丢失(和无数小时)。

更不用说,一个凌乱、混乱的收件箱不仅是你生存的祸根,还可能让你失去潜在的项目和潜在客户!

如果你听起来很熟悉,系好安全带!我们将介绍8个消除电子邮件泛滥的技巧永远

1.取消订阅

这是开始清理杂乱的最简单方法,但有时我们可以将感到内疚联系起来与事物取消订阅。

你想知道一个不太秘密吗?

人们真的没有注意到。如果他们注意到了,他们知道这不是针对个人的。

事实是,电子邮件不是一个虚荣的游戏,你真的只希望你的电子邮件列表上有人想在那里听到你,否则事情会被标记为垃圾邮件,它真的会影响你的电子邮件地址的健康。

如果你不再感觉到某人的时事通讯,或者你不在乎街上熟食店的优惠券——取消订阅——从源头上切断混乱。

你帮了你自己(和寄信人)一个大忙!

2.文件夹,文件夹,文件夹

如果您想为以后保存内容,归档很棒。挑战是您的存档文件夹变成了一个大熔池,当您需要某些东西时,您仍然必须手动搜索事物(并花费额外的时间)。

使用文件夹最好的地方是,你可以得到超微型,按类别甚至子类别组织(认为客户端,然后每个客户端都有自己的文件夹),使其超级易于找到未来在30秒内的未来所需的内容。

一些最简单的起始地点包括:

  • 客户
  • 项目
  • 长途行走
  • 在线订单+收据

…但选项确实是无限的,完全可根据您的需要定制!

现在看看坐在你的收件箱中,如果你在一个主题中有2个以上的电子邮件,那么它可能是它自己的有组织文件夹的好候选者。

3.过滤器:收件箱魔术

您是否知道您可以设置过滤器以自动将电子邮件放入某些文件夹中?这意味着您可以创建规则以完全跳过您的收件箱,因此每天通过未读电子邮件排序更少的时间。

不确定你会用什么吗?以下是几个收藏夹:

  • 跳过在收件箱中看到订单和交货确认
  • 将所有新闻稿归档,以便在周日早上与咖啡一起批量阅读
  • 将某些人的电子邮件地址发送到一个文件夹,以便以后查看

选项确实是无穷无尽的,一旦开始创建过滤器,它就会非常令人难以置信。记得实际上检查那些过滤的文件夹,不要让事情从视线中堆积出来。

4.停止使用电子邮件作为待办事项清单

您经常在收件箱中保留电子邮件未读一会儿,以提醒您以后做些什么或采取行动?老实说,这些电子邮件有多长时间未被阅读和忽略,堵塞了您的收件箱?

你是否也注意到,这样做也会让你感到有点狂躁,检查你的待办事项清单,再次检查电子邮件提醒,忘记一些事情,冲洗,重复…

令人来回反弹令人压倒令人压倒吗?

这不仅会妨碍你清理收件箱(你好,零收件箱满意度),它还扼杀了你的效率,不要让你想要在一个中心枢纽到剩下的待办事项和项目中完成的一切。

第1步,让我们消除未读的混乱。

去看看你有哪些邮件已经有一段时间没有读了(超过1周),并找出需要采取什么措施来消除它。最重要的是:一旦你完成这项任务,存档或删除电子邮件!

5.第一次阅读信息时采取行动

你有没有读过,重新阅读和重读收件箱中的邮件,但从未采取行动?相反,要学会标记需要更多注意力和时间的事情,英超比赛预测万博体育a并遵循2分钟快速行动规则。

2分钟规则:如果需要不到2分钟,请立即执行此操作。

是否需要将邮件转发给某人?是否需要批准某个内容并回复?如果您第一次打开邮件时不到2分钟就可以完成,请完成。

您不仅会涌入多巴胺,以实现某些东西,但生产力的感觉将推动您继续工作并进一步降低未读数。万博app版下载

6.标记重要消息以备以后使用

打开需要更多关注或时间的邮件?将其标记为未读,然后,这是最重要的部分–安排一个你可以处理的时间。

无论你做什么,不要等到你“有时间”。事实是我们需要为重要的事情腾出时间,并提前计划。否则,当我们在日历上看到可用的开放时间时,我们只需填写它。或者,更糟糕的是,我们通过检查我们的消息来填补空白空间经常。

一定要找到一个真正的时间块在您的日历和时间表中为您自己安排这段时间来完成这项任务!这将引导我们进入下一个提示…

7.计划何时检查收件箱

你有没有真的在忙着做某件事,突然意识到已经两个小时了,现在你急需上厕所,或者你饿坏了?这就是所谓的流状态。你的大脑能够如此深刻地专注于你正在做的一件事,而不是别的。

流量为生产力最佳,在我们的日期内完成,并将针头向前移万博app版下载动我们的目标。这也是我们在30分钟内完成任务的时候,任何其他时间可能已经服用了两倍。

但是通过一直保持我们的电子邮件,并每隔20分钟一直在打开一次,我们在一个反动状态下生活和工作,只是等待某些东西来努力,我们可以回应,所以我们觉得“做”某些东西效力。

这也意味着我们的大脑不能进入流动状态,而且实际上重点在一个更深的项目中,因为我们总是被分散注意力并落在这么多方面。

一个很好的经验法则——每天只检查你的收件箱几次。关闭选项卡。如果您愿意,可以设置一个闹钟,但在指定的收件箱时间之外,就让它去吧。给自己在更大的范围内工作的许可和空间。

如果您担心您的延迟响应时间,请考虑使用友好提醒设置自动回复,当有人希望收到您的消息时(您也可以将其丢弃到您的电子邮件签名或注销)。

8.不要挤压你的创造力

如果您正准备阻止您的日历上的电子邮件,请快点暂停并询问自己“我最有创意的时间?”,然后在此窗口外的任何其他时间安排收件箱。

认真地

你是个早起的人吗?

夜猫子?

当你最有可能有精力去做更大的创造性项目时,不要让自己因为把别人放在第一位而陷入反动状态。

当我们在收件箱和邮件中时,戴上我们的助手帽是很好的,但我们希望避免扼杀我们的创造力(因此永远没有动力或精力去完成那些更大的项目和目标)

这可能意味着早上第一件事就是检查你的收件箱,这对你来说是不起作用的。或者下午坐下来,你的大脑被炸了,你没有精力回应别人。

审核下周的时间并注意到您的流量,然后在那些更多管理任务中工作围绕那个时候,而不是通过它。

你也会发现,通过在一天中的这些特定时间安排某些任务,你会变得更加专注,感觉不那么分散,并在更短的时间内完成更多任务。谈论胜利吧!

好了,现在你已经具备了收件箱忍者的技能,是时候炫耀一下了。还记得我之前提到过把你的办公时间或回复时间写进你的电子邮件签名吗?查看此完全可定制的DIY电子邮件签名(和滑动文件模板!)创建您自己的Pro电子邮件签名。

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