管理杂乱邮箱的8个实用技巧

说到效率,最容易让你失去精力(和无万博app版下载数时间)的方法之一就是查看你的电子邮件收件箱。

更不用说,凌乱、混乱的收件箱不仅是你生存的祸根,还可能让你失去潜在的项目和领导!

如果你听起来很熟悉,系好安全带!下面我们将介绍8个消除电子邮件压力的技巧为好

1.退订

这是开始清理杂物最简单的方法,但有时我们会将取消订阅的感觉与罪恶感联系起来。

你想知道一个不算秘密的事吗?

人们真的不会注意到。如果他们这么做了,他们知道这不是针对个人的。

事实上,电子邮件并不是一款虚荣心指标游戏,你只希望你的邮件列表中有人愿意出现并听到你的消息,否则内容就会被标记为垃圾邮件,这将严重影响你的电子邮件地址。

如果你不再喜欢某人的时事通讯,或者你对街边熟食店的优惠券不感兴趣——取消订阅——从源头上切断杂乱。

你是在帮自己(和发送者)一个大忙!

2.文件夹,文件夹,文件夹

如果你想为以后保存一些东西,归档是很好的。挑战在于,你的存档文件夹变成了一个大熔炉,当你需要一些东西时,你仍然需要手动搜索(并花额外的时间这么做)。

使用文件夹最好的地方是你可以得到超级微小的,按类别甚至子类别组织(想想客户端,然后每个客户端都有自己的文件夹),使它超级容易在30秒内找到你未来需要的东西。

最容易开始的地方包括:

  • 客户
  • 项目
  • 旅行
  • 网上订单+收据

但是选择真的是无限的,完全可以根据你的需要定制!

看看你的收件箱里有什么,如果一个主题里有2封以上的邮件,那就把它放到一个有组织的文件夹里吧。

3.过滤器:收件箱魔法

你知道你可以设置过滤器来自动将邮件放入特定的文件夹吗?这意味着你可以制定规则,让某些事情完全跳过你的收件箱,因此每天花更少的时间来分类未读邮件。

不确定你要用它做什么?以下是一些最受欢迎的:

  • 跳过在收件箱中查看订单和发货确认
  • 周日早上,你可以一边喝咖啡,一边阅读所有时事通讯
  • 将某些人的电子邮件地址发送到文件夹中,以便日后查看

选择真的是无穷无尽的,一旦你开始创建过滤器,它可能会相当上瘾。只要记住实际上检查那些过滤过的文件夹,不要让东西堆积到眼不见心不烦的地方。

4.不要把电子邮件当成待办事项清单

你是否经常在收件箱中保留未读的邮件一段时间,作为以后做某事或采取行动的提醒?让我们诚实一点,这些邮件多长时间没有被阅读和忽视,堵塞你的收件箱?

你有没有注意到,这样做也会让你感到有点狂躁,检查你的待办事项清单,再次检查邮件提醒,忘记一些事情,清洗,重复……

来回弹跳的感觉很压抑,不是吗?

这不仅会妨碍你清理收件箱(你好收件箱零回复满意),如果你不把你想要完成的所有事情和其他的待办事项和项目放在一个中心中心,这也会降低你的效率。

第一步,让我们消除未读的混乱。

看看有哪些邮件你已经有一段时间没有读了(超过一周),然后想办法把它们删掉。而最重要的部分是:一旦你完成了这项任务,归档或删除邮件!

5.第一次阅读信息时就采取行动

你有没有读过,再读过,然后呢重读一封收件箱里的邮件,却没有采取任何行动?英超比赛预测万博体育a相反,学会标记那些需要更多注意力和时间的事情,对于快速行动的事情遵循2分钟规则。

2分钟原则:如果不到2分钟,现在就做。

需要转发信息给某人?需要批准某件事并做出回应吗?如果你第一次打开邮件就能在2分钟内完成,那就去做吧。

你不仅会在完成某件事时获得一股多巴胺,而且这种效率感会推动你继续工作,并进一步减少未读数字。万博app版下载

6.为以后的重要消息做标记

打开一封需要更多关注或时间的邮件?把它标记为未读,这是最重要的部分-安排一个晚一点的时间,当你可以工作的时候。

无论你做什么,都不要等到你“有时间”。事实上,我们需要为重要的事情腾出时间,并提前计划。否则,当我们看到日历上有空闲时间时,我们就把它填满。或者,更糟的是,我们通过查看信息来填补空白经常。

确保找到一个时间块在你的日历上,为你自己安排完成这项任务的时间!这就引出了我们的下一个技巧……

7.安排好查看收件箱的时间

你是否有过这样的经历:当你正忙着做某件事的时候,突然意识到已经做了两个小时了,现在你非常需要去洗手间,或者你饿坏了?这就是所谓的心流状态。你的大脑能够如此深入地专注于你正在做的一件事,而不是其他事情。

“心流”状态对于提高效率、在一天中完成任务、朝着目标万博app版下载前进是最理想的状态。这也是我们可以在30分钟内完成一项任务的时间,而在一天的其他时间可能需要两倍的时间。

但是,一直开着电子邮件,每20分钟查看一次,我们的生活和工作就处于一种反动的状态,只是等待一些我们可以回应的东西,这样我们就会因为“做”某件事而感到富有成效。

这也意味着我们的大脑无法进入心流状态焦点在更深入的项目中,因为我们总是被分散注意力,被拉向很多方向。

一个很好的经验法则——一天只检查几次收件箱。关闭选项卡。如果你愿意,可以设置一个闹钟,但是在指定的收件箱时间之外,就让它去吧。给自己许可和空间去做更大的工作。

如果你担心你的回复时间过长,可以考虑在你的自动回复器中设置一个友好的提醒,当有人希望收到你的邮件时(你也可以把这个放在你的邮件签名或结束)。

8.不要压抑你的创造力

如果你准备在日历上列出你的邮件,暂停一下,问问自己“我什么时候最有创造力?”,然后将你的收件箱安排在这个窗口之外的任何其他时间。

认真对待。

你是一个早起的人吗?

一个夜猫子吗?

当你最有可能有精力去做更大的创意项目的时候,不要让自己因为把别人放在第一位而陷入消极的状态。

当我们在收件箱和邮件里的时候,戴上我们的助手的帽子是很好的,我们想要避免扼杀我们的创造力(因此从来没有真正的动力或精力去做那些更大的项目和目标)

这可能意味着,早上第一件事就是查看收件箱对你没有帮助。或者下午坐着的时候,你的大脑被油炸了,你没有精力去回应别人。

下一周审计一下你的时间,注意你的流程,然后把更多的管理任务加进去周围而不是直接穿过它。

你也会开始发现,把特定的任务安排在一天中的特定时间,你会变得更加专注,感觉不那么分散,用更少的时间完成更多的事情。说到胜利!

好了,现在你已经掌握了收件箱忍者的技能,是时候展示一下了。还记得之前我提到过在邮件签名中加入办公时间或回复时间吗?看看这个完全可定制的DIY电子邮件签名(和滑动文件模板!)创建自己的专业电子邮件签名。

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